Checklist de GWS: ¿Qué revisar en tu plataforma antes de 2026?

Hemos preparado una checklist ✅ esencial para que tu plataforma GWS esté optimizada, segura y lista para los retos del futuro. ¡Vamos a ello!

🚀 I. Optimización de la Productividad y Colaboración

La eficiencia es clave. Antes de 2026, asegúrate de que tu equipo está sacando el máximo partido a las herramientas de GWS.

1. Despliegue Completo de Gemini y otras IA:
- Acción: Revisa que las funciones de IA generativa (como Gemini en Docs, Gmail, Meet) estén activadas y configuradas para tu organización.
- Pregunta Clave: ¿Están tus usuarios recibiendo formación sobre cómo usar estas herramientas para automatizar tareas repetitivas?
2. Espacios de Colaboración Actualizados (Google Chat y Spaces):
- Acción: Fomenta el uso de los “Espacios” de Google Chat para la gestión de proyectos y la comunicación asíncrona.
- Pregunta Clave: ¿Se están utilizando los Spaces de forma efectiva para reducir la sobrecarga de correos electrónicos y mejorar el seguimiento de tareas?
3. Integración y Automatización con AppSheet:
- Acción: Identifica procesos internos que puedan automatizarse con AppSheet, integrando Sheets, Forms y otras bases de datos.
- Pregunta Clave: ¿Estamos aprovechando las herramientas low-code/no-code de GWS para crear aplicaciones personalizadas que mejoren la eficiencia?

La seguridad no es negociable. Prevenir incidentes antes de que ocurran es fundamental.

4. Políticas de Confianza Cero (Zero Trust) en Drive:
- Acción: Implementa políticas de acceso basadas en el principio de “mínimo privilegio” para todos los documentos y carpetas de Drive.
- Pregunta Clave: ¿Tienes configuradas expiraciones de acceso automáticas para documentos compartidos externamente?
5. Auditoría y Registro (Google Vault y Registros de Auditoría):
- Acción: Revisa y ajusta tus políticas de retención de datos en Google Vault para cumplir con las regulaciones de tu industria.
- Pregunta Clave: ¿Estás monitoreando activamente los registros de auditoría de GWS para detectar actividades sospechosas o accesos no autorizados?
6. Formación Continua en Seguridad para Usuarios:
- Acción: Realiza sesiones regulares de formación para tus empleados sobre phishing, reconocimiento de correos maliciosos y buenas prácticas de seguridad en GWS.
- Pregunta Clave: ¿Tu equipo está preparado para identificar y reportar amenazas de seguridad emergentes, como el phishing de IA?

Un GWS bien administrado es un GWS eficiente.

7. Gestión de Dispositivos (Endpoint Management):
- Acción: Asegúrate de que todos los dispositivos que acceden a GWS están registrados y cumplen con las políticas de seguridad (contraseñas fuertes, cifrado, etc.).
- Pregunta Clave: ¿Puedes borrar datos de GWS de forma remota en caso de pérdida o robo de un dispositivo?
8. Optimización de Licencias y Uso:
- Acción: Revisa el uso de las licencias y considera si el plan actual se alinea con las necesidades de tu organización.
- Pregunta Clave: ¿Estás pagando por funcionalidades que no utilizas, o necesitas actualizar a un plan que ofrezca más herramientas de IA o seguridad avanzada?
9. Preparación para el Futuro (Hoja de Ruta de Google):
- Acción: Mantente informado sobre los próximos lanzamientos y actualizaciones de Google Workspace.
- Pregunta Clave: ¿Tu equipo de TI (o tú mismo) está al tanto de la hoja de ruta de GWS y planeando la adopción de las nuevas funciones?

El futuro del trabajo es dinámico, y con esta checklist, tu organización estará más que preparada para lo que GWS nos depare en 2026 y más allá.

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