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¿Qué son las unidades compartidas?

Las unidades compartidas de Google Drive permiten almacenar, buscar y acceder a archivos en un espacio compartido por un equipo. Los archivos de unidades compartidas pertenecen a un equipo y no a un usuario concreto.

De esta forma, aunque alguien deje el equipo, los archivos permanecerán en el mismo sitio, para que los demás puedan seguir compartiendo información y trabajando desde cualquier lugar y dispositivo.

** Esta función de unidades compartidas de Google Drive no está disponible en todas las ediciones de Google Workspace. Consulta la disponibilidad.

¿Qué son las unidades compartidas?

¿Qué se puede hacer con las unidades compartidas?

Crea una unidad compartida para tus proyectos o con tu equipo para compartir información y trabajar juntos. 

FunciónDescripción
Acceder a archivos y carpetas después de que un empleado deje el equipoLos archivos de una unidad compartida pertenecen a la organización, no a una persona. Cuando un empleado deja la organización y un administrador elimina su cuenta, sus archivos permanecen en las unidades compartidas.
Reglas para compartir contenido mejoradasTodos los miembros de una unidad compartida ven el mismo contenido.
Visibilidad del contenidoCuando se añade un usuario a un grupo de Google, se le incluye automáticamente en todas las unidades compartidas de ese grupo.
Añadir usuarios externos a unidades compartidasPuedes añadir usuarios ajenos a tu organización a una unidad compartida. En ese caso:La unidad compartida aparece en el Google Drive del usuario externo.Cualquier contribución de los usuarios externos (por ejemplo, editar, crear o subir archivos) se transferirá al dominio donde se creó la unidad compartida y pasará a ser propiedad del dominio.Los usuarios externos deben tener una cuenta de Google y haber iniciado sesión en Drive.
Sincronizar el contenido en el ordenadorLos usuarios pueden acceder a las unidades compartidas desde sus ordenadores mediante Google Drive para ordenadores. Para obtener más información sobre cómo configurar esta función en tu organización, consulta el artículo Implementar Drive para ordenadores.

Comparación entre las unidades compartidas y Mi unidad

 Unidades compartidasMi unidad
¿Qué tipos de archivos puedo añadir?Cualquier tipo de archivo excepto los de Google MapsCualquier tipo de archivo
¿Quién es el propietario de los archivos y las carpetas? Tu organizaciónEl usuario que ha creado el archivo o la carpeta
¿Puedo mover archivos y carpetas a una unidad?Los usuarios solo pueden mover archivos. Los administradores pueden mover archivos y carpetas. Más información
¿Puedo mover archivos y carpetas en una unidad?Sí, si tienes acceso de administrador o de gestor de contenido.  Nota: Solo los administradores pueden mover archivos y carpetas entre unidades compartidas.
¿Puedo sincronizar archivos con mi ordenador? Con Drive para ordenadores: síCon Copia de seguridad y sincronización: no
¿Cómo funciona el uso compartido?Todos los miembros del equipo ven el mismo conjunto de archivos.Puede que los usuarios no vean los mismos archivos en las carpetas, dependiendo del tipo de acceso que tengan a cada archivo.
¿Cuánto tiempo permanecen en la papelera los archivos que elimino?Cada unidad compartida tiene su propia papelera. Los archivos y las carpetas que envíes a la papelera se eliminan definitivamente a los 30 días. Los miembros pueden eliminar archivos concretos antes.Los archivos y las carpetas que envíes a la papelera se eliminan definitivamente a los 30 días. 
¿Puedo restaurar archivos de la papelera?Sí, si tienes acceso de administrador, de gestor de contenido o de colaborador.Sí, si lo has creado tú.

Cuándo se debe crear una unidad compartida

Si los usuarios de tu organización tienen dudas sobre cuándo crear unidades compartidas, plantéales lo siguiente: 

  • ¿Los archivos son de interés para todos o para la mayoría de los miembros del equipo de un proyecto concreto?
  • ¿Los archivos tratan de una misma temática?

Si la respuesta a ambas preguntas es afirmativa, conviene crear una unidad compartida. 

Si los archivos son de distintos proyectos, crea varias unidades compartidas.

Ten en cuenta que, a medida que aumenta el número de proyectos y de equipos, puede ser más difícil encontrar y gestionar el contenido si se usa una sola unidad compartida.

Cuándo se debe reorganizar una unidad compartida

Si al cabo de un tiempo, a tus usuarios les resulta cada vez más difícil utilizar las unidades compartidas, es posible que tengas que reorganizar su contenido.

Estas son algunas señales de que es necesaria una reorganización. 

SeñalDescripción
Hay demasiados archivos en el nivel raízSi una unidad compartida tiene muchos archivos en el nivel raíz, podría deberse a uno de estos factores:El objetivo es demasiado general: hay varios proyectos que la utilizan como depósito para todo tipo de archivos.La lista de miembros es excesivamente larga: hay demasiados equipos de proyectos o unidades organizativas que pertenecen a ella.La unidad compartida debería reorganizarse creando otras unidades para incluir en ellas el contenido de proyectos y equipos funcionales (o multifuncionales) concretos.
Se intenta asignar carpetas a proyectosEs posible que los usuarios decidan crear una unidad compartida para trabajar en una serie de proyectos o programas, y después crear una carpeta para cada proyecto. En ese caso, quizá te soliciten que apliques diferentes permisos de acceso a cada una de las carpetas de la unidad compartida. Esto podría indicar que la unidad tiene demasiados usuarios. En un caso así, debería crearse una unidad compartida por cada carpeta.
Los equipos no se ponen de acuerdo sobre cómo deberían organizarse las carpetas y los archivosSi hay varios equipos que no consiguen ponerse de acuerdo sobre cómo deberían organizarse los archivos y las carpetas de una unidad compartida, puede ser indicio de que contiene demasiados proyectos y equipos. La unidad compartida debería reorganizarse creando 2 o 3 unidades nuevas:Una unidad compartida que solo incluya el contenido “compartido” y que represente un equipo de proyecto multifuncionalUna unidad compartida (o varias) que incluya el contenido específico de cada equipo funcional
Se incluye contenido personal en una unidad compartidaLos usuarios no deberían incluir sus notas ni su contenido personal en unidades compartidas. Las unidades compartidas están pensadas para guardar archivos y elementos de proyectos compartidos que podrían ser de interés para todo un equipo o un grupo.
Se incluye a todos los miembros de una organización en una unidad compartidaSalvo que el contenido sea sumamente específico, no se debería incluir a todos los miembros de una organización en una unidad compartida. Un ejemplo de uso correcto sería crear una unidad compartida para los empleados de una empresa española donde se incluya información sobre las prestaciones sociales a nivel nacional. Por el contrario, crear una unidad compartida para toda la empresa y luego añadir una carpeta llamada “Sistema de prestaciones en España” podría complicar la organización de la unidad compartida y las búsquedas.

Aprovechar al máximo las unidades compartidas

Si eres administrador, debes plantearte cómo quieres organizar y compartir los datos de tu organización al decidir si utilizar Mi unidad o una unidad compartida. Repasa estas prácticas recomendadas:

  • Comparte el contenido de forma responsable: utiliza las unidades compartidas para compartir contenido con el público en general o con los miembros de tu organización. Guarda los archivos personales y privados en Mi unidad.
  • Mejora la colaboración: crea una unidad compartida para incluir el contenido de cada proyecto y asigna a todos los miembros del equipo el nivel de acceso más alto.
  • Aumenta el uso y la visibilidad de las unidades compartidas: informa a tus administradores y empleados sobre cómo se usan las unidades compartidas. 
  • Organiza el contenido: ayuda a tus usuarios a mover todo el contenido de Mi unidad a unidades compartidas. 

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Fuente: Google Cloud Support / Centro de aprendizaje de Google Workspace

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